Conseils sur la formation, démarches administratives: le Service académique entretient des liens réguliers avec les candidat·e·s et les étudiant·e·s, dès leurs premiers pas dans l’institution et jusqu’à l’obtention de leur diplôme.
Le Service académique est organisé en 4 pôles:
Des assistant·e·s de formation renseignent les candidates et les candidats sur les procédures d’inscription aux différentes formations de la HEP Vaud et gèrent les dossiers de candidature. Ils répondent aux questions relatives aux conditions d’admission, aux inscriptions et aux demandes d’équivalence des titres, selon les directives et règlements en vigueur.
Après leur admission, les étudiantes et étudiants commencent leurs études à la HEP Vaud. Des assistant·e·s de formation spécialisé·e·s s’occupent du suivi administratif de chaque étudiante et étudiant. Ils répondent aux questions relatives aux cursus au sein de la HEP Vaud jusqu’à l’obtention du diplôme. Les assistant·e·s de formation sont le point de contact pour toute question relative au suivi de l’étudiant ainsi que pour la prise de rendez-vous auprès des conseillers aux études.
Des assistantes de formation spécialisées sont le point de contact pour les étudiantes et étudiants pour toutes questions administratives générales. Elles sont en chargent de la facturation des taxes semestrielles, des déclarations d’accidents bagatelle-LAA, du fonds de soutien aux étudiant·e·s, de la gestion des données statistiques (OFS – AHES), des demandes CDIP (reconnaissance titre étranger) et des immatriculations des nouveaux étudiant·e·s. Elles sont également les répondantes directes pour les examens de français (OP001) et d’informatique (OP002).
Les conseiller·ère·s aux études de chaque programme de formation assurent le suivi du parcours de formation des étudiantes et étudiants de la HEP Vaud et les aident à concilier au mieux formation et emploi. Ils répondent aux questions liées aux cursus de formation, et si nécessaire à l’aménagement du plan de formation, selon les directives et règlements en vigueur. Ils proposent une orientation personnalisée sur les voies de formation offertes par la HEP Vaud.
En cas de difficultés dans les études d’ordre académique, matériel, de santé, de langue, de compréhension ou autre, il convient d’en informer sans délai le conseiller aux études.